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第一条 目的
为保证公章使用的合法性、严肃性和可靠性杜绝违法行为维护公司利益特制订本管理制度。
第二条 适用范围
【制度适用于集团公司及其子公司。
第三条 印章的刻制和启用
一、印章的刻制
1、公司印章的刻制均须报公司主要负责人批准由集团公司行政人资部或子公司综合办开具介绍信到公安机关相关部门办理刻制手续。
2、印章的形体和规格按国家有关规定执行。
〓、印章的启用
1、新印章启用前要做好戳记并留样保存以便备查。
2、印章启用应报公司主要负责人批准并下发启用通知注明启用日期、发放单位和使用范围。
第四条 印章的保管、交接和停用
一、公司各类印章必须有专人保管
1、公司公章、合同专用公章由公司主要负责人指定专人保管财务专用章、法人代表人私章、发票专用章由财务部门指定两人分别保管各部门印章由各部门指定专人专柜保管。各印章保管人员名单须报集团公司行政人资部或子公司综合办备案。
2、印章保管须有记录注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。
3、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要确需将印章带出使用的由用印人填写印鉴使用签批单征得其部门主管同意并经公司主要负责人批准由印章保管人陪同前往办理。如确因印章保管人不便陪同的由借用人填写借据经公司主要负责人批准方可带离公司。印章外出期间借用人只可将印章用于申请事由并对印章的使用后果承担一切责任。
4、 印章保管人因事离岗时须由部门主管指定人员暂时代管以免贻误工作。
〓、印章保管必须安全可靠加锁保存不可私自委托他人代管。
三、印章保管有异常现象或遗失应保护现场及时汇报配合查处。
四、印章移交须办理手续签署移交证明注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。
五、有下列情况相关印章须停用,
1、公司名称变动;
2、印章使用损坏;
3、印章遗失或被窃声明作废。
六、印章停用时须经公司主要负责人批准及时将停用印章送集团公司行政人资部或子公司综合办封存或销毁建立印章上交、存档、销毁的登记档案。
第五条 印章使用
一、使用范围如下,
1、凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章;
2、凡属部门业务范围内的加盖部门章;
3、凡属合同类的用合同专用章;
4、凡属财务会计业务的用财务专用章。
〓、使用程序
1、公司业务合同、项目协议、授权书、承诺书等用蛹须先经部门主管审核、公司分管领导批准填写印鉴使用签批单后方可用印同时需将用印文件的复印件交印章保管部门备案。
2、印章使用必须建立用章登记制度严格审批手续不符合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等印章管理人有权拒印。
3、严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印。因工作特殊确需用印时须经公司领导签字同意方可;待工作结束后必须及时向公司签字用印的领导汇报用印空白文件的使用情况未使用的必须立即收回作废已使用的合同协议类文件须报印章管理部门备案。
第六条 银行印鉴章管理
一、印鉴章保管要求
1、 二枚印鉴章必须分开保管不可一人同时保管使用一般情况财务负责人和会计各保管一枚印鉴章。
2、 上班时间印鉴章必须放在带锁的抽屉中休息或离开位置时必须上锁;下班时印鉴章必须放入柜不得随意摆放。
〓、印鉴章带离财务部门必须进行登记注明用途财务负责人审核同时报公司主要负责人审批。印鉴章带离必须是公司内部2个人员同时一定是财务部门和综合办各出一人。
三、印鉴章加盖在非银行票据的纸质文件必须报财务负责人审核公司主要负责人批准并进行登记。
印鉴章加盖在非银行票据的纸质单据(如收据、优惠券等)上必须有本公司相关文件的规定财务负责人批准后予以盖章。
四、刻制印鉴章须经财务负责人书面申请公司主要负责人审核报集团公司审批后予以刻制。
第七条 违纪处理
一、违反以上规定者公司将追究相关人员的责任若给公司造成经济损失或不良社会影响者公司将追究其法律责任。
〓、印章保管员应将印章使用签批单保存好每底底交相关行政部门汇总存档。
第八条 附则
印章使用签批单
印章移交表
印章管理责任书