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一、 查档原则
1、 各级党委和组织人事部门因干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党入团、出国(境)、福利待遇、治丧等工作需要，准予查阅干部人事档案。 干部亲属入党、入团、升学、参军等政审，应由干部本人所在单位党组织出据证明材料，调查人不得查阅干部人事档案。 编史修志和撰写人物传记等，一般不得查阅干部人事档案，可直接向干部本人采访;如该干部已经死亡或因年迈失记忆，有病不能口述、书写，可查阅其履历和自传的有关部分。凡因了解干部入党、参加工作时间等与他人经历有密切关系，而该干部已经死亡或因病不能口述和书写，无法直接提供情况以及其他特殊原因，须查阅其人事档案取得证明材料的，要从严掌握，经批准后，只能查阅有关材料。
2、 任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的人事档案。
3、 干部人事档案一般不外借，如特殊情况必须借出的，时间一般不应超过两周。
4、 查阅干部人事档案的人员，必须是党员干部;非党领导干部和非组织人事部门不得查阅干部人事档案，因工作确需了解干部的情况时，需经党委(党组)负责人同意由档案管理部门提供有关情况。
二、 查档手续
1、 查阅单位必须填写《查(借)阅干部人事档案审批表》，不得凭借调查介绍信和行政介绍信查阅干部人事档案。
2、 查阅中央管理的干部人事档案，由各地级以上市党委组织部，省直各局以上单位党组，省属高等院校、企业党委负责人签字并加盖党委(党组)公章，报请省委组织部审核，并请示中央组织部同意后方可前去查阅。
3、 查阅省委管理的干部人事档案，由各地级以上市党委组织部，省直各局以上单位党组，省属高等院校、企业党委负责人签字并加盖党委(党组)公章，报请省委组织部审核同意后方可查阅。
4、 跨省(自治区、直辖市)或本省内跨地区查阅干部人事档案，由各省(自治区、直辖市)或各市党委组织部互相联系办理。
5、 查阅本单位(部门)管理的干部人事档案，必须是本单位管理干部的部门。查阅时也要健全审批手续和查阅登记。
6、 查阅干部人事档案的党员干部，应随身携带工作证，与《查(借)阅干部人事档案审批表》同时使用。
三、 查档注意事项
1、 查阅干部人事档案，不得写划、涂改、拆散、抽出、增添、污损档案内容。
2、 注意保密，不得与无关人员谈论或泄漏档案内容。
3、 未经批准，不得复制档案材料;查档摘抄或复印的材料应办理登记手续，且不得给无关人员传看，用完后应自行销毁。非保密本不能记录干部人事档案内容。
4、 严禁在阅档室内吸烟。 查(借)阅干部档案审批表
年 月 日
查(借)阅单位 查(借)阅姓名 职务 政治面目 职务 政治面目 被查人姓名(可多人) 职务 查阅理由 查阅内容 审查意见 审批意见 备注
说明：
1、按照干部管理权限办理此表，超越权限的，应由上级主管部门领导同意并签字;
2、“查阅内容”包括了解哪些内容、需否摘录和复印等，应在表内写明;
3、“审查意见”由所在单位分管领导签字同意并加盖单位党委(党组)公章;“审批意见”由档案主管部门确定;
4、此表可复印使用。