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、 合同执行部门经理或项目负责人负责与公司以外的其它单位传递工作联系单，并将联系单送到合同管理员处备案；
、 填写联系单要规范，填准填全所要求的内容，需要回执签字、存档的应做好合签以备存查，全部工作联系单应装入产品合同档案，不得私自保存。
、 各部门联系单由各部门统一编号登记，联系单台帐编号如下：业务部hayxxx；外贸部hawxxx；综合管理部hagxxx；山东办事处hasxxx；包头办事处habxxx（联系单及台帐格式附后）
五、 日常综合管理规定
、 综合管理部负责综合统计，有关信息的管理，为公司领导的决策提供依据；
、 客人、用户的招待管理制度；
（） 顾客来访前，项目负责人或业务部门要将顾客来访的目的、日程、人员、职务等情况，做出详细接待计划报综合管理部。
（） 综合管理部在接到报告后，按计划安排落实好（我方接待人员、会谈地点、用车情况、就餐地点、礼品标准、日程安排等），协助业务部门做好接待工作。
（） 客人因生产进度、交货等原因来公司，应帮助安排食宿。
（） 客人来公司后需参观景点的，按业务部门提出的接待计划，管理部统一协调安排。
（） 综合管理部每次接待完毕应做接待小结，登记存档。
、 礼品赠送的管理规定；
（） 赠送礼品由部门经理将受赠的单位、人员、礼品价格等情况向销售分公司经理事先汇报，待批准后方可安排进行。在沈阳时报到综合管理部，由综合管理部统一安排。
（） 业务员在外地赠送礼品，必须事先请示，经部门经理批准后，方可进行，否则由当事人负责一切费用。
（） 购买礼品的当事人要留有效票据。各部要根据领导审批的礼品单，比质比价采购，杜绝假货现象。
、 支付代理费、中间费的管理规定；
（） 选型费、代理费、答谢费、佣金等的洽谈与支付，必须事先向公司领导请示，待批准后方可实施，且上述的协议必须由主管经理签订方有效。
（） 选型费、代理费、答谢费、佣金等协议签订后，必须报综合管理部一份登记备案，各项费用支付前需到综合管理部呈公司领导核准后方可支付。
（） 为确保双方合作不断加深，中间费的确定和支付透明度一定要控制在一定范围内，避免造成不良影响。
、 贵重物品的管理；，