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贵州大学人事档案管理办法
第一章 基本原则
第一条 为了提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为我校各项工作服务，根据中共中央组织部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》(组通字[1991]13号)和《贵州大学档案工作条例》，特制定本办法。
第二条 人事档案工作是学校组织、人事工作的重要组成部分，也是学校档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策，是为选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。
第三条 人事档案是学校组织、人事等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是反映个人成长历史的凭证和依据，由档案馆人事档案科集中统一管理。
第四条 在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全。
第二章 体制、任务和人事档案干部
第五条 人事档案是学校档案的一个组成部分，纳入档案馆人事档案科集中统一管理，业务工作接受学校组织、人事部门和上级有关业务部门的检查指导。
第六条 档案馆人事档案科的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策、制定人事档案工作规章制度，负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用全校教职工的人事档案。
第七条 人事档案工作人员要认真学习马列主义、毛泽东思想，邓小平理论和“三个代表”重要思想，坚持四项基本原则，作风正派，责任心强，刻苦钻研业务，不断提高政治、业务素质，努力做好本职工作。
第三章 人事档案材料的收集范围与归档要求
第八条 为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌，档案馆人事档案科要经常通过有关部门收集全校教职工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，不断充实档案内容。具体收集归档范围见附件。
第九条 学校组织、人事部门要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并由组织部、人事处负责收集各单位属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经组织、人事部门审查签章后送交档案馆人事档案科归档。
第十条 收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备，具有保存价值。需经组织、人事部门审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入人事档案。
第十一条 不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记，并报请组织、人事部门和档案馆负责人审查后，呈报分管校领导批准，由专人负责监销。
第十二条 人事档案材料，须统一使用16K规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
第四章 人事档案的管理和利用
第十三条 档案馆人事档案科对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡档案进行分类、编号、排架。档案馆人事档案科对不属于上述范围人员的人事档案进行代管时，应按有关部门的规定收取管理费。
第十四条 对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。每1年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。
第十五条 根据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。档案库房应是坚固的，具有八防等安全设施和措施的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房内应保持清洁，整齐和适宜的温湿度。
第十六条 档案卷皮，目录和档案袋的样式、规格按标准制作，干部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作细则》和省委组织部有关规定执行。
第十七条 严禁任何人私自保管他人档案，人事档案干部不得保管本人和亲属的档案。不得在电话里泄露档案内容。
第十八条 做好档案管理的各项基础工作，编制检索工具，逐步实现人事档案的现代化管理，便于提供利用。
第十九条 凡需从人事档案中取证或办理公证，必须由档案馆人事档案科办理。有关材料应认真核实签署意见并加盖“贵州大学档案馆”公章，方能有效。
第二十条 对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。查借阅人事档案应严格按档案馆制定的《人事档案查(借)阅制度》办理。
第五章 档案的转递
第二十一条 人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，不准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持组织或人事部门出具的介绍信，一般介绍不予办理。
第二十二条 如《调档通知》调出人员要求转递档案，必须经学校人事部门负责人同意签署意见方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入档案馆人事档案科，由档案馆人事档案科统一转递。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信催回，以防丢失。
第二十三条 为使人事档案能够随着学校的人事变动，干部职务变动而及时调整，学校组织、人事部门应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知档案馆人事档案科。因商调而转出档案后，此人是否商调成功，学校组织、人事部门应及时通知档案馆人事档案科。如未商调成功，有关部门应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。
第二十四条 学校教职工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到人事处转来的转递档案通知单前，其档案仍由学校档案馆人事档案科保管;但要从处理决定下达之日算起，档案馆按有关部门的收费规定收取档案保管费。
附：人事档案材料收集归档范围
1、教职工调配、任免、考察、考核等工作中形成的各种登记表(如教职工履历表、登记表)，任免呈报表(包括上报的考察材料)，鉴定、民主评议和组织考核形成的综合材料，离退休审批表，军队转业部门审批表等。
2、录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表，政审材料，续聘审批表，退职材料。
3、出国出镜人员审批表，登记表及在外表现情况的鉴定材料。
4、党代会、人代会、政协会议，工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会的代表登记表和委员的简历表、政绩材料。
5、办理工资及各种待遇工作中，形成的审批表和解决待遇问题的审批材料。
6、评聘专业技术职务(职称)工作中形成的专业技术人员任职资格申报表，专业技术职务考绩材料以及聘任专业技术职务的审批表。
7、教职工更改姓名、民族、年龄、入党、入团时间、参加革命工作时间等过程中形成的个人申请表，组织审查报告，上级批复以及所依据的证明材料。
8、党团组织建设中形成的入党志愿书和转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料。民主评议党员工作中形成的组织意见，民主评议党员登记表，优秀党员事迹及审批材料。认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见。入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料。加入民主党派的材料。
9、干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人结论的意见、检查交待、旁证材料;甄别复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。
10、表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、先进模范事迹。
11、各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及旁证材料、刑事判决书。
12、教职工的创造发明、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等目录。
13、体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的材料。
14、办理丧事活动中形成的悼词、讣告，非正常死亡的调查报告。
15、高等教育、国民教育、成人教育和干部进修、培训工作中形成的学生(学员)登记表、学习成绩登记表、毕业登记表，授于学位的材料，学历证明书，学习鉴定材料。
16、其他可供组织参考有保存价值的材料。?
二〇〇五年十月十八日