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又到一年毕业季，新一批的应届高校毕业生正在走向社会参加工作，与此同时，档案的存放保管问题再次成为新的焦点。根据日前国家发改委价格司有关负责人的表态，在全国范围内，最迟到最新或2022（历届）年，各地都不得再收取人事关系及档案保管费。国家发改委和财政部于最新或2022（历届）年发布了关于降低部分行政事业性收费标准的通知，根据通知要求，人事关系及档案保管费三年后自动取消。为了创新管理，还有些省市正在进行档案电子化的初步尝试。无论如何，人事档案这个神秘的牛皮纸袋，对我们每个人来说，它都是绝对不容忽视的身外之物。天津市人事档案管理的现状如何?档案里到底都装了什么?不重视自身档案将有什么危害?“出现”电子档案，是否意味着一定会“替代”纸质档案?带着这些问题，本报记者对天津市人才服务中心(中国北方人才市场)有关负责人进行了专访。
人事档案，一定要重视!目前，由天津市人才服务中心管理的流动人员档案共计22万余份，平均每年提供人事档案相关服务11万册次，这个数字还在以10%到15%的速度增长。平均来说，每日档案存入量100册左右，转出量50-60册，利用档案信息提供其他服务的数量在100册次。天津市人才服务中心档案管理部负责人告诉记者，“虽然人手紧张，但我们仍然采取多种措施提升档案管理服务质量：统一的信息平台进行实时数据传输，可实现一地存档、多地服务;中午、周末无休，全天候保证提供高质量的档案服务;7、8月间利用网络开通档案机要信息查询，方便高校毕业生查询档案状态。但面对这样大的存档量，我们也希望存档者自己足够重视档案问题，及时补充档案内所需材料，以免带来麻烦。”
不存在“弃档”，只有“休眠档案”，针对“弃档”这一大家很熟悉的叫法，天津市人才服务中心专家认为，不存在“弃档”，只是档案“休眠了”。人的一生会有很多机会用到档案：升学时招考单位要提档，生育开指标介绍信时要依据档案，出国公证要用档案，职称评审、工龄审定、考试更离不开档案，就连退休、财产继承也要用到档案。可以说，档案看似不起眼，但和每个人的日常生活息息相关。因此，绝大多数人都知道自己的档案存在哪，也不会随便丢弃。但的确有些人想不起来更新档案，让它们“暂时休眠”，这也要区别对待。“有些存档人员已经达到了事业、学业的平稳期，在很长一段时间内并没有诸如职称晋升、新的聘任、出国等事项发生，他的档案就不需要补充新的内容，这种‘休眠’是大量存在而正常的。”专家说，“但也有些人在事业、学业上发生了变化，却没有及时将材料补充进档案，这种情况的‘休眠’将会对他们今后的生活带来一些麻烦。当然，只要存档人员意识到了这一问题，及时更新自己的档案材料，很多麻烦是可以消除的。作为人才服务机构，我们对待‘休眠’档案与正常档案是一样的，都在进行着严格的管理。”
什么样的材料应该及时归档?据天津市人才服务中心专家介绍，那些导致不正常的“催眠档案”很大程度上是由于档案主人不了解哪些材料应该进行及时归档。
按照有关文件精神，一般情况下，人才的履历，考察、考核、鉴定(包括年度考核等级表等)，学历学位，为期一个月以上的培训，职业(任职)资格考试，专业技术(职务)职称，个人科研学术水平(包括当选中国科学院、工程院院士通知、创造发明、科技成果鉴定等)，表彰奖励等材料，以及招录、聘用、公开选拔和竞争上岗、转正定级、任免、调动、退(离)休、军转安置、辞职、辞退等工作中形成的材料，党、团组织建设工作中形成的材料，出国(境)材料以及毕业生报到证、派遣证等材料都应及时归入人事档案中。
不重视自身档案将有什么危害?
1)材料补充不及时错失出国机会
钱江是某集团副总，他在第二次因公赴美参会事项的办理过程中遇到了麻烦。这主要归咎为他在一年前第一次因公赴美归国后，并未将填写好的归国后鉴定材料及时归入档案，这一情况在有关人员为其办理出国手续时被查出。钱先生不得不先补齐相关材料，而由于参会时间临近，最终他的赴美行程被迫放弃，失去了与国外同行切磋交流的宝贵机会。
天津市人才服务中心专家告诉记者，根据《中共中央办公厅、国务院办公厅转发<关于因公出国人员审查的规定>的通知》规定，人员因公出国，应填写《因公出国人员审查表》，并在每次出国回来后将鉴定材料及时收集归入本人档案。如3年之内该人员调出单位，应将《因公出国人员审查表》归入本人档案，一并转到新的档案接收地。
2)工作经历缺失致应聘大费周章
前不久，天津市某国有大型建筑集团通过公开招聘、考核的方式物色到了一名中层干部郭先生，通过与他的几次面谈，集团对郭先生的专业素质、能力以及从业经验非常认同，于是决定尽快聘用上岗。但是在调阅其档案时，人事部门发现，郭先生所说的自身专业技术职称情况、在原单位所获奖励情况都没有体现在人事档案上，于是要求他尽快补充证明材料。由于郭先生几次更换住所，其很多个人材料已经遗失，不得不辗转以前供职的3家单位以及相关部门逐一开具证明材料。虽然最终他应聘成功，但回想起那段奔波在各条街道寻找证明的日子，郭先生还是心有余悸。
天津市人才服务中心专家告诉记者，人事档案的有效性是依靠内容的不断补充和更新来保证的。其内容中，尤以工作表现、业绩考核、职业道德、继续进修、奖惩记录等方面的情况，最能反映档案持有人的个人经历，并对其职业发展规划产生重要影响。各类人才应该对此给予关注，及时协助人才服务机构完成变更工作。
档案里都装了什么?人事档案只是个一尺见方的牛皮纸袋，加上里面的材料，还不到一斤重，但作为个人经历的记载，它绝不是可以被忽视的身外之物。一个人的档案作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料，发挥着凭证、依据和参考的作用，代表着一个人一生的段落与长度。这个神秘的纸袋里究竟有些什么，相信是每个人都迫切想知道的。
据天津市人才服务中心人事代理专家介绍，档案的记录从一个人初中毕业开始，将伴随一生，反映其成长、发展状况，也是某些单位招聘、提拔人才的最基本、最可靠的依据。档案内容在校期间涉及初高中登记表、大学或研究生学历材料，工作后会存有后取学历和评聘专业技术职务材料、转正定级手续、考核表、奖惩材料;政治历史情况的审查材料;涉及录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会议登记表等材料;党团材料、政审等一系列材料也会反映在档案中。一个人退休、甚至死亡后其档案也不会被销毁，而是继续保存于所在单位或人才服务机构。
口袋档案不可取 档案要找地儿存放天津市人才服务中心人事代理专家告诉记者，根据国家有关规定，严禁个人保管人事档案。因此，那些从学校或单位(大多数学校和单位不会将档案交给个人，而采取以机要件方式寄送档案)接到自己档案的人，应当及时将档案存放到政府所属人才服务机构，而不能把档案放到自己家里变成“口袋档案”。因为一旦超过接转时限，档案将无法被人才服务机构接收。专家特别指出，档案接转时要求密封完好，一旦存档人员因自身问题使封条破损，人才服务机构也将拒绝接收该档案。
档案是否电子化?各地正在探索
档案未来有怎样的发展趋势?是否会电子化?对此，天津市人才服务中心专家告诉记者，某些省市正在进行档案电子化的一些初步尝试。目前，上海、成都等地的确已经开始了部分档案的电子化工作，但这些电子档案目的主要是为了提高服务效率。然而大规模地实行档案电子化，还有待于组织部门出台相关文件。因此，“出现”电子档案，并不意味着一定会“替代”纸质档案。
“不过，从提升工作效率、提高服务质量的角度来说，电子化档案等尝试还是有益的。”天津市人才服务中心相关专家告诉记者，“目前，我们也将一部分档案进行了电子化保存，今后还将进行信息系统的升级改造，开通网上服务窗口，存档人员足不出户即可处理一些简单的档案服务。”