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美国的人事档案管理因雇员任职机构的所有制差别，可以分为公有系统与私立系统两大块。在不同的系统，人事档案采取了不同的管理模式。
公有系统的人事档案一般采取的是集中管理模式。各级政府机构和其他公立组织的现职人员，其人事档案均由所在机构的人事部门集中统一保管。人事管理总署就是联邦政府管理公务员的中枢机构，总体负责联邦政府所属公务员的任用、考核、培训、晋升和退休等事宜。
私立系统的人事档案一般采取分散的社会化管理模式。企业、公司或其他私立组织的雇员，其人事档案往往由本单位的人事部门保管。如果雇员出现死亡、辞职或工作调动等情况，其人事档案仍然保留在原供职单位。有的情况下，企业、公司或其他私立机构也把进入半现行期的员工档案移交到商业性文件中心寄存。雇员进入新的单位，就建立起新的人事档案。可见，这种做法的突出特点是“人档分离”。
此外，美国人事档案管理的特色之处还在于一些专业部门也保存着大量的个人数据，如社会保障署建立的社会保障号和人事档案记录。
美国所有成年人都有一个由国家社会保障署颁发的社会保障号，社会保障号如同身份证一样重要，如果公民有违规行为，就会被记录在号码中，对他的切身利益产生影响，以此作为日后获取退休金、老年医疗保险、退伍军人福利等各种社会保障的凭证。这种号码可以随时调出，起初仅用于社会保障服务体系，后来逐渐发展成为社会各界共享的、全国联网的大型计算机数据库系统。
法国：集中下的分级管理
法国公务员管理体制是统一领导下的分级负责制，公务员管理以政府各部门为主，因此公务员的人事档案也均由政府各部门自行保管。行政和公职总局负责管理公务员的综合协调工作;内政部地方权力机构总局负责协调地方公务员管理工作和制定地方公务员管理规则;卫生部医院局负责制定医疗卫生人员的管理规则;经济财政和预算部预算局负责公务员的编制和退休金发放管理工作。
至于人事管理，政府各部门都设立有专门的人事司，司下还设有处、科两级，负责公务员的考试录用、考核、任用、奖惩、培训、工资、福利等管理工作，并将这些方面的内容计入人事档案进行管理。可见，法国政府系统人事档案采取的也是集中管理模式，现职人员的人事档案都集中保存在各供职单位的人事部门。
日本：管理形式不统一
日本的人事管理机构主要有中央人事院、省厅人事机构与地方人事机关。中央人事院主要负责掌管公务员的待遇改善、考试、任免、福利、进修、奖惩等相关事务。各省厅人事机构的名称不一，有的称为“人事局”，有的称为“人事课”，也有的叫“人事部”，它们负责保管各省厅机关的人事档案;地方政府的人事机构多为“人事委员会”，负责保管同级机关的人事档案。
长期以来，日本人事管理的基础主要是年功序列制度和终生雇佣制度。年功序列制度的主要内容是按照年龄和就职年数来升职、升级和加薪，工资的高低主要取决于工龄的长短。职员在单位的任职时间一般都相当长，因此人事部门要对职工进行全面的人事记录。
人事档案不仅是涉及职工录用、调配、晋升、培训、待遇、福利和保健等人事管理的基础资料，而且也是在职员工必不可少的资历证明。因此一般来说，各单位都会妥善保管人事档案，即使员工退休或离职后也会保存相当长一段时间。